【课程背景】

随着企业管理水平的要求不断提升，对行政管理人员的专业素质要求越来越高。 经常听到一些企业高层抱怨手下的行政管理者还只是一个“高级勤杂工”的角色，经常埋头处理一些琐碎的事务，但从没有系统地全方位处理行政管理工作； 同时也有不少的行政管理人士感慨，自己整体忙得天昏地暗，却不但得不到老板、同事的肯定及认同，还常常因夹在管理层及基层而被投诉、抱怨，不知道该如何有效率地处理行政事务，而且感觉也没有专门的培训来增加自己相应的专业技能。


� �为了使行政管理人员有机会快速地全方位提升专业水平，特地开发了这个工作坊，相信各位在职行政管理工作的人士有一个全方位的认知，并从多个角度提升自己的专业水平。

【课程对象】

（上市公司）董事会秘书、总裁办负责人、总经理秘书/助理、总监/部门负责人秘书及助理、行政部从业人员，以及所有需要提升行政办公技能的企业其他部门职员

【解决问题】

1. 在行政工作中没有受到过系统训练，无法从战略性全方位角度认知行政管理工作


2. 对于如何管理公司的系统性整体行政事务心中没底


3. 对行政工作的各项标准不清楚


4. 感觉工作中总是被动行事，不能主动掌握工作节奏


5. 不知如何把握上级的意图，完成任务


6. 行使对外界社会的管理职能时没有感觉到有很多事务的“黑洞”要提防


7. 想给公司节省费用，但却不知从何处下手，如何节省


8. 在公司的职位地位不理想，与各部门沟通不顺畅


9. 要干的事情太多，社会资源也有很多，但不知如何利用社会资源


10. 想系统学习，提高行政管理技能，但没有合适的传授经验课程，空有理论知识

【学员收获】

★ 定位个人的工作目标和方向，明确工作职责


★ 提高基行政工作能力，逐步成长为合格的企业管理层


★ 掌握行政管理中的各种技巧，提升行政风险管理技能


★ 学习财务管理的思想和工具，并运用到管理工作中


★ 运用专业的测评工具，了解自己的行为风格并掌握针对性的改善方法


★ 学会快速判断其它人行为风格并与之有效沟通的技巧，提升办事效率


★ 提供实用管理工具（表单），并通过课堂讲解、案例分析、实操演练教会使用，课后可直接运用到企业管理实践中

【课程大纲】

第一部分：怎样看待我们的工作


课前调查：现阶段你的职业满意度如何？你是否发自内心热爱自己的工作呢？


1. 秘书/助理的职业定位：


 目前秘书/助理职位所面临的挑战和机遇


 如何正确看待自己的角色，找准在企业中的位置


 怎样看待现在的职业，如何找到自己的职业定位呢？


 秘书/助理的工作在组织中的地位和价值


2. 明确和清晰的职责是开展工作的基础


 R&R五步法理清职责


 工作模块化


 工作数量化


 如何系统的与上级沟通自己的职责


3. 秘书/行政类工作究竟有哪些模块？专业的从业人员应具备哪些能力？


4. 秘书助理的职业未来在哪里，如何规划自己的职业生涯？


 如何做职业生涯规划？


 如何为自己在组织中的职业生涯规划发展道路？


 如何规避职业选择的几种困境？





第二部分：职业礼仪——如何做一个优雅的职业人


1. 职业着装与企业制度和企业文化的关系


2. 工作场所的言谈举止基本规范


3. 办公室日常礼仪


 引领礼仪


 电梯礼仪


 对预约的客人


 对未事先预约的客人


 奉茶礼仪


 介绍礼仪


 握手礼仪


 使用名片礼仪


 工作状态的坐姿、站立、行走


 交谈礼仪：声音、姿势、表情、态度





第三部分：秘书/助理的基本行政工作技能


1. 传真邮件管理


2. 差旅行程管理


3. 信息档案管理


4. 名片整理


5. 文件管理


6. 财务费用管理





第四部分：如何有效沟通从而提高工作绩效


1. 良好沟通的前提和原则是什么？


2. 如何在沟通过程中学会换位思考和倾听


 积极的思考方式和态度


 同理心的倾听


 用“为什么”提问挖掘更多的细节，了解更多的信息


3. 如何得体的回应和表达自己的思想


4. 如何在沟通中管理情绪


5. 如何与上级进行沟通？


 察言观色


 如何在上级面前表达意见


 如何让上级放心


 面对不同类型的上级如何做好沟通


6. 如何做好跨部门沟通？


 跨部门沟通障碍是谁的问题？


 创建良好的沟通氛围


 跨部门沟通的原则


 搭建跨部门沟通的桥梁


7. 与不同人际风格的人沟通的技巧和注意事项


8. 沟通中的非语言信息的把握


9. 其他沟通技巧


 赞美的技巧


 批评的技巧


 拒绝的技巧——如何说“不”





第五部分：如何管理我们的时间，让8小时更有效


1. 为什么我们总是那么忙？——影响工作效率的因素分析


2. 时间管理的五个原则


3. 时间管理的三个工具


4. 练习1：整理自己过去一天的工作时间，找出时间碎片，如何改善？


5. 练习2：整理一个秘书的工作日程


6. 必须学习和掌握的重要工作方法——预防性管理


7. 练习3：你立即需要动手做的哪些预防性管理类工作


8. 办公室5S运动及文档管理技巧


9. 学会利用清单管理自己的工作


10. 提高个人工作效率的其他方法





第六部分：高效的会议管理


1. 练习：你所在的组织在会议中有哪些可以改善之处


2. 讨论：通过练习学习的分析问题和解决问题的方法


3. 如何做会议成本分析


4. 良好会议的标准是什么？


5. 会议时间安排的技巧


6. 会议的罗伯特法则


7. 会前准备——会议议题的收集和安排


8. 会中协助¬——如何主持会议：开场白、会中异常情况的灵活应对


9. 会后整理——如何做会议纪要及会议决议的跟进工作